Connection + cloud + cybersécurité = un trio encore souvent boiteux sur le terrain


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Dans le milieu de l’événementiel, du marketing et des communications, les technologies ont beaucoup évolué depuis une dizaine d’années. Les applications facilitant la vente de billets virtuels, l’organisation des événements et la gestion de leurs invités, la gestion de dons ou la tenue de conférences en ligne et webinaires, entre autres, se sont multipliées. Isabelle Moïse, en sait quelque chose puisqu’elle oeuvre depuis plus de 15 ans dans le milieu de l’organisation d’événements corporatifs, notamment. Régulièrement en déplacement, en consultation, au bureau de ses clients ou sur le terrain, durant ses congrès ou autres événements, ses habitudes de travail ont entraîné une augmentation de son usage du cloud.

Confiance et cybersécurité VS connection

Quand on lui parle de son usage du cloud et de la confiance qu’elle lui porte pour ses activités d’affaires ou pour stocker des fichiers, Isabelle rétorque: « Ce n’est pas tant une question de confiance au web, mais plutôt une question de confiance en la connection web et à la fiabilité du réseau!». Même en 2015 où la plupart des grands centres offrent une bonne connection wi-fi, une série d’irritants peuvent faire en sorte que l’on ne puisse pas accéder (assez) rapidement à nos données, voir même pas du tout. Pour ne pas y être tributaire, elle multiplie les copies de dossiers sur ses différents serveurs ou appareils (disque dur externe, laptop, cloud, etc.).

«Quand on est en événement à l’étranger, par exemple, on n’est pas toujours certain à quel point la connection sera facile à établir ou si notre ordi va nous « lâcher ». L’obtention de codes pour profiter du réseau local, les settings de notre ordinateur, la durée de nos piles, le type de bâtiment où se tiennent physiquement les événements (en béton, par exemple) et leur position géographique (loin des grands centres) …, tout peut être prétexte aux problèmes de connectivité. Je prends toujours des précautions, et j’imprime aussi mes dossiers cruciaux sur papier, sinon, ça peut parfois être fatal pour le bon déroulement des événements! » détaille-t-elle.

Des outils qui ont la cote en gestion d’événements

« Généralement, ma confiance aux outils et aux applications web-based vient avec l’usage qu’en font mes homologues, mes partenaires ou encore mes clients. Et plus le besoin se fait sentir pour les nouveaux outils en ligne, plus on veut faire confiance aux outils! J’attends souvent d’être référée à certains outils avant de les utiliser et je prends en considération le niveau de confort de mes acolytes pour en faire l’usage. Je ne suis pas de ceux qui vont au devant des tendances et qui recherchent d’emblée des solutions web à tout prix pour leurs activités de gestion», précise Isabelle.

Pour ses besoins d’affaires, c’est le côté pratique qui dicte avant tout son utilisation régulière des outils suivants:

Eventbrite, pour la gestion des inscriptions à un événement unique: « Super facile à utiliser et très pratique, mais pas pour les congrès, car ça devient rapidement insuffisant. La question du « secrétariat » offert par les outils – service à la clientèle pour gérer les changements de programmes lors de congrès, modification des inscriptions ou gestion des bases de données – ont également leur importance dans le choix de ces outils », ajoute Isabelle.

Doodle, pour déterminer la date et l’heure idéale d’une rencontre avec plusieurs invités: «  Un must! On sauve un temps fou pour trouver les plages horaires disponibles pour tous! »

Wetransfer, pour le transfert de fichiers lourds: « … idéal pour envoyer des maquettes, des photos ou vidéos d’événements, entre autres! »

Evernote, pour la prise de notes lors de rencontres avec des clients ou sur le terrain avec son ipad: «  C’est super, car ça synchronise tout avec mon laptop… »

Travailler directement sur le cloud n’est pas encore dans la routine, d’Isabelle. Elle apporte plutôt son laptop pour aller chez les clients. Par contre, elle n’aime pas transporter son laptop sur le terrain, en événement. Elle accédera à ses fichiers sur Dropbox avec son iPad, moins encombrant.

« Je fais une utilisation ponctuelle du cloud, mais je retire ensuite les fichiers déposés, car ça devient rapidement l’enfer de gérer tous ces doublons de fichiers et ça dédouble le classement de ces derniers. Mais pour un plan de salle, le scénario ou l’horaire d’un événement, je le fais sans problème », explique-t-elle.

Du côté personnel

Comme des milliers d’entre nous, Isabelle Moïse était très méfiante, jadis, à utiliser sa carte de crédit en ligne, mais a, depuis 10 ans, peu à peu laisser tomber la garde vis-à-vis l’utilisation du web; elle fait confiance aux institutions bancaires pour protéger ses transactions et défendre ses intérêts en cas de recours. Elle effectue donc ses transactions en ligne et procède à des achats également.

Nul besoin d’outils de gestion de mots de passe pour l’instant: elle est capable de se souvenir de ces derniers.

Elle n’utilise pas d’extranet ni d’intranet non plus, puisque ses effectifs ne le justifient pas encore.        

Comme elle fait sa comptabilité avec de bons vieux fichiers excel, et qu’elle fait sa facturation à la main, elle n’utilise pas non plus de logiciel de comptabilité particulier pour l’instant. Mais éventuellement, elle verrait d’un bon oeil d’utiliser une appli comptable en ligne.

Sondage-éclair:

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À ne pas manquer mardi prochain:

Mathieu Decelles St-Pierre, programmeur et entrepreneur originaire de Montréal présentement basé à Baltimore, nous met en garde contre nous-mêmes et vulgarise plusieurs notions essentielles à l’usage adéquat du « cloud » en affaires.

Donc c’est un rendez-vous,

Karina Brousseau, éditrice du blogue Le feu sacré

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Une réflexion sur “Connection + cloud + cybersécurité = un trio encore souvent boiteux sur le terrain

  1. Isabelle a de la chance, l’industrie dans laquelle elle évolue est très bien desservie par une panoplie d’applications web et locales. Sa capacité à utiliser une application dépend très souvent de l’adoption de celle-ci par une masse critique. Utiliser Eventbrite, Doodle et Evernote semble judicieux et ne représente pas de problème évident de sécurité si l’on change ses mots de passe de temps à autres.

    Evernote est un merveilleux logiciel, autant en version web que local, mais la compagnie le distribuant s’est fait piratée plus d’une fois (en 2013 et en 2014, un reportage télé de la BBC en fait mention, ref: http://www.bbc.com/news/technology-21644317). Dans le cas d’Evernote comme dans celui de Dropbox en 2013, une liste non-encryptée de nom d’utilisateur-mot de passe fut volée. Le jour-même les médias en parlaient. Lorsque ce genre d’événement se produit, la direction de l’entreprise, les sysadmins et les programmeurs s’acharnent à trouver le bobo, colmater la fuite et très rapidement tous les usagers reçoivent un courriel leur demandant de changer leur mot de passe en leur expliquant pourquoi. Nul besoin de paniquer, on change son mot de passe dès que possible et la vie continue.

    Mon conseil:
    Certaines options sont disponibles pour qu’Isabelle puisse synchroniser très sécuritairement des dossiers entre tous ses appareils et qu’elle puisse y avoir accès en cas de problème de connection à un réseau local : BtSync notamment. Cela dit, d’avoir la précaution d’imprimer les dossiers cruciaux est toujours une bonne pratique. Vaut mieux prévenir que de guérir!

    Finalement je suggérerais peut-être à Isabelle d’encrypter ses mots de passe à l’aide d’un utilitaire comme Password Box qui est très sécuritaire et facile d’utilisation.

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